Der Empfang des Sozialamtes zieht an einen neuen Standort, wobei zwei Bereiche (Koordination & Empfang und Finanzen & Admin Asyl) organisatorisch zusammengeführt werden. Da die Prozesse beider Organisationseinheiten bisher nur unzureichend definiert und dokumentiert waren, bestand dringender Handlungsbedarf. Für eine reibungslose Fusion war eine Übersicht, Dokumentation und Optimierung der zentralen Prozesse im Empfangsbereich unerlässlich.
Sonja Intemann
Leiterin Digitalisierung und Prozessmanagement
Zunächst wurden die Prozesse identifiziert und in einer Prozesslandkarte visualisiert. Anschliessend erfolgt die Prozessaufnahme und -analyse, ergänzt durch entsprechende Dokumentation. Darauf aufbauend wurden 55 Pain-Points identifiziert, analysiert und zu Clustern zusammengefasst. Im nächsten Schritt wurden 54 Handlungsempfehlungen entwickelt und priorisiert, um gezielte Lösungsansätze zu ermöglichen. Abschliessend wurde ein Zielbild erstellt, das den angestrebten Soll-Zustand definiert und den Stakeholdern präsentiert wurde.
Das Engagement von MINT hat durch eine strukturierte Prozessaufnahme und die Identifikation von Pain-Points wesentlich zur Optimierung der Empfangsprozesse beigetragen. Die zielgerichtete Herangehensweise schuf Transparenz über Abläufe und ermöglichte die Entwicklung konkreter Handlungsempfehlungen für Effizienzsteigerungen, Prozessoptimierungen und Fehlerreduktionen. Zudem wurden Potenziale und Lösungen für Digitalisierungen aufgezeigt. Der erarbeitete Zielzustand dient als wertvolles Fundament für die nachhaltige Prozessoptimierung und weitere Organisationsentwicklung.
Wir begleiten unsere Kunden auf dem Weg, die bestmöglichen Prozesse für ihr Unternehmen sowie alle Beteiligten zu erreichen. Unser Bestreben liegt darin, frische Ansätze und optimierte Lösungen zu liefern.
