Prozesslandkarte als Managementinstrument

Was ist eine Prozesslandkarte?

In einer Prozesslandkarte werden die Geschäftsprozesse aus der Vogelperspektive betrachtet, d.h. sie abstrahiert über den Ablauf einzelner Prozesse und dient dem Management als Orientierung bzw. Wegweiser im Prozessmanagement. Die 1. Ebene der Prozesslandkarte stellt zudem auch die erste Ebene der Prozessarchitektur einer Organisation dar.

Welchen Zweck hat eine Prozesslandkarte für das Management?

Der Nutzenaspekt einer Prozesslandkarte besteht darin, dass Informationen der relevantesten Abläufe des Unternehmens strukturiert abgebildet werden. Dem Management kann eine Prozesslandkarte insbesondere in den drei untengenannten Bereichen Unterstützung bieten:

  • Informations-Instrument:
    • Durch die Gruppierung des hierarchischen Prozess-Aufbaus gibt sie einen transparenten Überblick über die gesamte Prozessorganisation der Unternehmung.
    • Sie dient als eine Art Navigationsinstrument, um einen schnellen Einstieg in die Prozessarchitektur der Organisation zu ermöglichen.
    • Sie stellt die Grundlage für die Einarbeitung neuer Mitarbeitenden dar, indem sie alle Geschäftsprozesse in konsolidierter Form bereitstellt.
  • Optimierungs-Instrument:
    • Sie hilft bei der Erkennung von prozessübergreifenden Optimierungspotenzialen, insbesondere für eine Standardisierung bzw. Harmonisierung von bestehenden Prozessen.
    • Die visuelle Abbildung der relevantesten Prozesse in der Organisation stellt die Grundlage zur Identifikation von ineffizienten Prozessschritten dar. Dies bietet die Basis, um die Abläufe im Anschluss zu analysieren und optimieren.
  • Steuerungs-Instrument
    • Die Landkarte dient dem Management als Basis für ein prozessorientiertes Führungssystem.
    • Sie gibt eine klare Übersicht und Zuteilung der Prozessverantwortlichkeit in der Organisation wider und dient somit als Instrument zur operativen Beurteilung und Bewertung von Prozessen.
    • Sie bietet dem Management eine stabile Grundlage bei Geschäftsmodelländerungen.

Wie ist eine Prozesslandkarte aufgebaut?

Eine Prozesslandkarte kann, je nach Komplexität, mindestens zwei aber auch mehrere Ebenen enthalten. Das heisst, jedes der Elemente der Prozesslandkarte verweist auf eine oder mehrere detaillierte Geschäftsprozesse auf einer tieferen Ebene. Nachfolgend wird anhand eines Best-Practice-Ansatzes einer fiktiven Bank genauer darauf eingegangen:

Erste Ebene

Die erste Ebene gibt einen Überblick über die Prozesslandschaft der Organisation. Dabei wird normalerweise zwischen den folgenden drei Prozesskategorien unterschieden:

Managementprozesse:
Managementprozesse sichern das Zusammenspiel der Gesamtheit aller Geschäftsprozesse, indem sie Anweisungen, Regeln und Praktiken für die Kern- und Unterstützungsprozesse liefern. Diese Prozesse dienen der strategischen Ausrichtung.

Kernprozesse
Die Kernprozesse beschreiben die wesentliche Wertschöpfung des Unternehmens. Sie sollten dabei als End-to-End Prozesse organisiert sein, bei dem am Anfang ein Kundenbedarf besteht und am Ende die entgegengebrachte Leistung, welche der Kunde erhält, steht.

Supportprozesse
Supportprozesse ermöglichen die Ausführung der Kerngeschäftsprozesse und haben oftmals keinen oder nur einen sehr geringen Wertschöpfungsanteil.

Zweite Ebene

Auf der zweiten Ebene können Prozesse nach einer Zwei-Dimensionen-Struktur gegliedert werden, womit sie einen vollständigen und detaillierteren Einblick über die End-to-End-Prozesse der Organisation geben. Dabei stellt jede Dimension ein Prozessmerkmal dar, welches über den Prozessablauf entscheidet. Folgende zentrale Merkmale können hierfür z.B. verwendet werden:

  • Produkte / Produktgruppen
  • Prozessphase / Lebenszyklus / Wertschöpfungskette
  • Kundengruppen
  • Vertriebskanäle
  • Standorte / Organisationseinheiten

Im obigen Beispiel der fiktiven Bank ist ein Ausschnitt des Kernprozesses «Finanzierung durchführen» auf der zweiten Ebene dargestellt. Die beiden zur Gliederung verwendeten Merkmale sind hier die Produktgruppe sowie der Lebenszyklus innerhalb der Produktgruppen.

Weitere bzw. tiefere Ebenen

Auf den nachfolgenden Ebenen werden detaillierte Prozessmodelle erstellt, die Schnittstellen sowohl innerhalb des Unternehmens, wie auch zu externen Akteuren besitzen. Dabei können zusätzlich einzelne Teilprozesse mit Arbeitsanweisungen ergänzt werden. Eine standardisierte Form der Prozessmodellierung stellt hierbei BPMN (Business Modell and Notation) dar (mehr dazu in diesem Blog-Artikel).

Fazit

Je nach Branche und Unternehmung differenzieren Prozesslandkarten sowie deren Struktur und Detailierungsgrad bei der Erstellung. Dem Management dient eine Prozesslandkarte nicht nur als  Informations-Instrument über die gesamtheitlichen Prozesse der Organisation, sondern bietet sich zudem als ein Optimierungs- und Steuerungs-Instrument dar, um die Prozesse innerhalb der Organisation weiter voranzutreiben und kosteneffizienter zu gestalten.

Wir von MINT unterstützen Sie bei der Erstellung einer Prozesslandkarte und helfen Ihnen hierbei bei der Identifikation, Aufnahme sowie Definition Ihrer unternehmensweiten Prozesse.

Stay tuned!

In einem der nächsten Beiträge stellen wir Ihnen die wichtigsten Schritte zur Erstellung einer Prozesslandkarte vor!

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Quellen:

https://knowledge.boc-group.com/de/webinars/prozesslandkarten-vom-papiertiger-zum-managementinstrument-in-der-prozessoptimierung-digitalisierung/

Grundlagen des Geschäftsprozessmanagement von Dumas, M. et al.

Prozessmanagement für Experten von Franz Bayer, Harald Kühn