Praxisbeispiel: Artikelerfassung
Ist Ihr Artikelerfassungs-Prozess wirklich digital?
Sie arbeiten in Ihrem Unternehmen mit Artikeln? Mit grosser Wahrscheinlichkeit pflegen Sie Ihre Stammdaten hierbei in einem ERP-, PIM- oder anderweitigem System. Aber regelt dieses System auch den Prozess der Datenerfassung bei der Erstellung eines neuen Artikels?
Vielfach werden zur Erfassung eines neuen Produktes Informationen von unterschiedlichen Abteilungen benötigt: So z.B. vom Einkauf, dem Verkauf oder dem Produkte-Management. Wie aber passiert der Austausch zwischen den Abteilungen? Wann weiss z.B. der Verkauf, zu welchem Zeitpunkt er seine Angaben erfassen kann oder wie das Produkte-Management, welche Informationen für Ihre Abteilung zwingend pflichtig sind?
Für diese Fragestellungen bieten die erwähnten Systeme oftmals keine Unterstützung, sodass der Ablauf der Artikel-Eröffnung vielfach unstrukturiert erfolgt. Weiter können die unzähligen Auswahl- und Konfigurationsmöglichkeiten, die ein gängiges Artikel-Formular anbietet, für die Mitarbeitenden oftmals überfordernd wirken. Vor allem, wenn für sie bzw. ihre Abteilung nur ein kleiner Teilbereich davon relevant ist.
TIM BPM Suite - einfach digital, digital einfach!
Die TIM BPM Suite bietet für all diese Herausforderungen dieses beispielhaften Falles entsprechenden Support: Setzen Sie den für Ihr Unternehmen stimmigen Prozess auf und digitalisieren Sie diesen mit ein paar simplen Konfigurations-Schritten!
Nachfolgend zeigen wir anhand des oben geschilderten Use Cases auf, wie Sie dank der TIM BPM Suite in vier Schritten Ihren Prozess digitalisieren, orchestrieren, kontrollieren und ihn damit in den Griff kriegen können.
01.
Prozess-Definition
Definieren Sie den Ablauf sowie die einzelnen Aufgaben sowie Entscheidungswege Ihres Prozesses mit Hilfe der gängigen BPMN-Notation. Die Modellierung Ihres Prozesses kann hierbei in einem beliebigen Modellierungstool erfolgen (MINT verwendet hierfür den BPMN-Modeler von ADONIS).
In unserem Beispiel durchläuft der Prozess der Artikel-Erfassung zuerst die Einkaufsabteilung und im Anschluss parallel den Verkauf sowie das Produkte-Management. Schliesslich kontrolliert der Einkauf wiederum die erfassten Daten. Stimmen diese, wird die Übermittlung ans ERP-System angestossen.
02.
Überführung in die TIM BPM Suite
Mit ein paar wenigen Klicks kann der definierte Prozess im Anschluss an die TIM BPM Suite übermittelt werden.
03.
Erstellung Front-End-Formulare mit dem Smartform-Designer
Konfigurieren Sie die notwendigen Frontends mit Hilfe des Smartform-Designers. Mittels Drag-&-Drop werden entsprechende Feld-Typen hinzugezogen. Diese Felder können dann wiederum mit unterschiedlichen Attributen ausgestattet werden. So können Sie die nebst der Art und des Namens des Feldes auch definieren, ob der Inhalt pflichtig sein soll, für welche Prozess-Rolle das Feld ersichtlich ist und insbesondere, ob eine Regel hinter dem Feld definiert ist. Also z.B. ob das Befüllen des Feldes eine weitere Aktion auslöst.
In unserem Use Case definieren wir für die drei involvierten Abteilungen nur jene Felder, welche im Zuge der Artikelerfassung zwingend ausgefüllt werden müssen. Wir erstellen also eine abstrahierte Artikelkarte. Zudem konfigurieren wir, dass nur jene Felder ersichtlich sein sollen, welche auch die entsprechende Abteilung betreffen. Weiter erfolgt auch eine technische Anbindung an das betroffene ERP-System, damit der in der TIM BPM Suite erfasste Inhalt korrekt übergeben werden kann.
04.
Prozess leben!
Nun kann der Prozess produktiv ausgeführt und operativ gelebt werden. In einem übersichtlichen Formular werden jetzt nur noch die wichtigsten Werte abgefragt und der Prozess so durchlaufen, wie Sie dies einmalig definiert haben.
