Projekt-Antragsprozess

Praxisbeispiel einer Prozessdigitalisierung

Die Herausforderung: Office-Vorlagen und E-Mail-Flut

Viele Organisationen kennen die Situation: Voller Enthusiasmus wird ein neues Projektvorhaben initiiert. Jedoch fängt mit den ersten Schritten bereits die Verwirrung an. An wen soll der Antrag gerichtet werden? Wer muss ihn alles sichten bzw. beurteilen? Was muss alles eingereicht werden? Und wenn das alles geklärt ist: Welches dieser vielen verfügbaren und umständlichen Word- und Excel-Formulare gilt jetzt für den Projekt-Antragsprozess?

Wer soll da noch die Übersicht haben? Und müssen die dutzenden E-Mails zur Abklärung wirklich sein?

Die Lösung: Das Template für den digitalen Projekt-Antragsprozess!

Wir bei MINT sagen, diese zeit- und kostenverursachenden Verwirrungen müssen nicht sein! Nutzen Sie unser Template zur Beantragung von neuen Projekten für Ihre Organisation. Sie profitieren hierbei von einem standardisierten Verfahren bzw. einer praxiserprobten Grundlage für Ihren digitalen Projekt-Antragsprozess. Ihr Mehrwert:

  • Freigaben und Genehmigungsprozesse sind nachvollziehbar abgebildet.
  • Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten sind zu jedem Zeitpunkt im Prozess ersichtlich.
  • Ihr Antragsprozess läuft aufgrund Systemunterstützung effizient ab, was interne Kosten spart.

Und so funktioniert's:

Nachfolgend wird der Projekt-Antragsprozess anhand eines Beispiels einer Stiftung im Detail erläutert:

01.

Prozess-Template als Ausgangslage

Profitieren Sie von unserem BPMN-Prozess-Template in Form eines bereits realisierten Best-Practice-Ansatzes und individualisieren Sie den Projekt-Antragsprozess damit er Ihren Vorstellungen entspricht.

02.

Konfigurieren Sie die Benutzeroberflächen.

Mit Hilfe des intuitiven Smartform-Designers sowie unseres Templates lassen sich in der TIM BPM Suite die einzelnen Benutzeroberflächen je Prozessaufgabe zusammenklicken. Mittels Drag&Drop-Funktionalität lassen sich beliebige Feldtypen aus einem Menü in Ihr Frontend ziehen. Dort können Sie die einzelnen Ausprägungen bestimmen. So zum Beispiel, ob es sich beim entsprechenden Feld um einen Pflichtwert handelt, zu welchem Zeitpunkt und für wen das Feld sichtbar sein soll und vieles mehr. Ihren Ansprüchen sind hierbei keine Grenzen gesetzt.

03.

Leben Sie den Prozess!

Sie starten Ihren Prozess, indem Sie die notwendigen Daten zu Ihrem Projekt-Antrag in das prozessbegleitende Formular eintragen. Diese Informationen werden automatisch verarbeitet und fliessen in den softwaregesteuerten Prozessablauf ein. Anhand der getätigten Eingaben und des dahinter liegenden Prozessmodelles läuft der Projekt-Antragsprozess nun genau nach Ihren Definitionen ab.

04.

Endlich Prozesstransparenz!

Über das operative Cockpit behalten Sie immer den Überblick über den Status und Stand der einzelnen Aufgaben. Im zu Grunde liegenden Prozessmodell wird in Echtzeit angezeigt, welche Aufgaben bereits erledigt sind und welcher Schritt als nächstes folgt.

Durch simples Klicken auf die im prozessbegleiteten Formular hinterlegten Aufgaben lassen sich die jeweiligen Informationen intuitiv anzeigen. Sie sparen sich so unvollständige und intransparente Excel-Listen sowie aufwendige abteilungsübergreifende Recherchen!

05.

Passen Sie Ihren Prozess den wechselnden Umständen an.

Hat sich Ihr Prozess aus bestimmten Umständen geändert? Keine Sorge! Mit Einsatz der TIM BPM Suite sind keine teuren Programmier-Anpassungen nötig. Erweitern Sie den Prozess sowie die Benutzeroberfläche ganz einfach anhand der neuen Sachlage und arbeiten Sie fortan mit der neusten Version Ihres Ablaufs.

Vorteile unseres Templates:

Projekt-Antragsprozess

Haben wir Sie mit der Einfachheit unseres Digitalisierungs-Ansatzes mit Hilfe von vordefinierten Templates überzeugt? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren und fordern Sie noch heute Ihre persönliche Demo an!

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