Compliance wichtiger denn je
Compliance wurde in den letzten Jahren für Unternehmen immer wichtiger. Viele öffentliche Skandale haben zudem die Aufmerksamkeit zusätzlich auf die Thematik gerichtet und dadurch die Notwendigkeit von entsprechenden Regeln aufgezeigt. Eine gute Compliance führt aber nicht nur zu einem guten Image, sondern kann auch effektive Wettbewerbsvorteile erzeugen.
Was ist Compliance?
Compliance bedeutet «die Einhaltung von Gesetzten, Richtlinien und Normen». Das Ziel ist es, interne und externe Regelverstösse zu vermeiden und somit Imageschäden und Haftungsansprüche zu verhindern. Zur erfolgreichen Umsetzung der Compliance – also zur Einhaltung aller Gesetzten, Richtlinien und Normen – braucht es klar definierte Vorgaben und Prozesse innerhalb eines Unternehmens.
Kontrolle & Kostenreduktion dank Prozessdigitalisierung
Im Rahmen der Digitalisierung bieten sich hier grosse Chancen, denn digitale Prozesse sind weniger fehleranfällig und über die Zeit zudem noch kosteneffizienter. Wichtig ist jedoch, dass ein Prozess bei der digitalen Umsetzung nicht rein unter dem Fokus von Effizienz und Kosten optimiert wird. Diese einseitige Sichtweise könnte nämlich dazu führen, dass der Prozess bereits in der Designphase den Vorgaben der Legal-Abteilung nicht gerecht wird. Somit ist es unerlässlich, dass die Anforderungen seitens der Rechtsabteilung früh berücksichtigt und im Prozess-Design einbezogen werden.
Wird ein Prozess digital umgesetzt, kann er designgetreu ausgeführt werden, wodurch Fehler vermieden werden. Teure und aufwändige manuelle Eingriffe und Kontrollen durch die Compliance-Abteilung lassen sich somit umgehen. Denn digitale Geschäftsprozesse können automatisiert gemessen und kontrolliert werden. Dies erlaubt es der Rechtsabteilung mindestens so effizient wie der operative Teil der Organisation zu arbeiten und so immer sicherzustellen, dass alle internen und externen Vorgaben eingehalten werden.
Unflexible Software als Compliance-Hürde
Die Digitalisierung von Compliance-Anforderungen ist jedoch nicht für alle Organisationen ganz so einfach, da viele nicht auf der grünen Wiese starten und von Scratch weg eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösung bauen können. Erschwerend kommt hinzu, dass sich die Compliance-Vorgaben regelmässig und oftmals auch sehr schnell ändern können. Dies führt zu Anpassungen an den Geschäftsprozessen und – wenn diese applikatorisch verankert sind – an den entsprechenden Softwarelösungen. In diesem Zusammenhang kommt eine weitere Dimension hinzu: Nämlich, dass digital umgesetzte Prozesse nur mit grossem Aufwand angepasst werden können. Dies hängt häufig mit der Architektur dieser Software-Lösungen zusammen. So basieren viele der eingesetzten ERP-Anwendungen oder generell der Kernapplikationen auf alten Lösungen aus den 1990er- und 2000er-Jahren.
Agile Software als Schlüssel zur Einhaltung der Compliance-Vorgaben
Abhilfe zur obigen Problematik schaffen an dieser Stelle moderne, architektonisch flexible und fortschrittliche Lösungen wie bspw. die BPM-Suite von TIM Solutions. Diese ermöglicht es, Geschäftsprozesse einfach und flexibel digital umzusetzen und über Schnittstellen auch mit den notwendigen Umsystemen, wie z.B. dem ERP-System, zu verbinden. So können Geschäftsprozesse effizient und kostengünstig digitalisiert werden, womit die Compliance-Vorgaben problemlos eingehalten werden können. Weiter sind sie zu jeder Zeit nachverfolgbar und Änderungen oder Erweiterungen sind innerhalb des Prozessmodells flexibel anpassbar.
Dank dieser Flexibilität können nicht nur Änderungen kostengünstig und schnell übernommen werden, sondern es führt auch zu einer Entlastung von Mitarbeitenden. Diese müssen sich nicht mit jeder Neuerung auseinander setzen, sondern folgen dem korrekten digitalen Prozessablauf und befolgen somit automatisch die gesetzlichen Vorgaben. Entsprechend können sich Mitarbeitende besser auf den inhaltlichen Teil ihrer Aufgaben fokussieren. Es sinkt zudem die Angst vor (regulatorischen) Fehlern, was wiederum den Druck und auch den Stress reduziert. Dies kann zu mehr Kreativität und Innovation führen, wovon Unternehmen langfristig profitieren und nachhaltige Wettbewerbsvorteile aufbauen können.
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