Kaffee mit Minze - #4

Der MINT-Blogcast

Kaffee mit Minze – Der MINT-Blogcast, in welchem spannende und persönliche Insights rund um das Themengebiet der Prozess-Digitalisierung, -optimierung und artverwandten Bereichen diskutiert werden.

In Episode #4 spricht Tobias mit Dr. Peter Heinrich, dem Leiter Fachstelle Prozessmanagement und Informationssicherheit sowie Dozenten an der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften über die Relevanz von Prozessmanagement für Unternehmen, dass Digitalisierung nicht einfach zum Selbstzweck betrieben werden soll und wie wichtig klare Zielsetzungen im Rahmen des Prozessmanagement und der Prozessdigitalisierung sind.

Tobias:
Herr Dr. Heinrich, Sie sind Dozent für Prozessmanagement an der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften. Wie verstehen Sie Prozessmanagement und welche Relevanz hat die Thematik für Unternehmen?

Dr. Peter Heinrich:
Prozessmanagement hat man ja in den Unternehmen auf die eine oder andere Weise schon immer betrieben, die Frage ist doch eher, wie formalisiert und explizit man das tun möchte. Die Frage nach der Relevanz für ein formalisiertes und explizites Prozessmanagement muss aus den Unternehmenszielen ableitbar sein, sonst passiert es zum Selbstzweck und man endet mit einer Fülle von Prozessmodellen, die kaum noch jemand anschaut und die zusehends veralten und von der Realität wegdriften. Für mich fängt daher jede Art von Prozessmanagement mit einem gut überlegten Zielsystem an. Wo will man hin? Was möchte man eigentlich genau optimieren? Ohne diese Fragen zu beantworten, wüsste man sonst nicht mal was man eigentlich messen sollte. Letztlich leben die meisten Management-Modelle von einem Mess-Optimierungs-Zyklus und diesen gilt es zu definieren und zu etablieren. Prioritär natürlich dort, wo der meiste Nutzen entstehen kann.

Tobias:
Prozessmanagement kann grundsätzlich in strategisches und operatives Prozessmanagement unterteilt werden. Auf welchen Bereich sollen Unternehmen vermehrt den Fokus setzen?

Dr. Peter Heinrich:
Also weglassen kann man sicher keines der beiden. Ohne den strategischen Teil würde man wahrscheinlich das Falsche machen, oder zumindest falsch priorisieren; ohne den operativen Teil würde man nie in die Umsetzung gehen – es würde sich also schlicht nichts verändern. Die Fokusfrage orientiert sich vor allem an der Ausgangssituation und dem Zielsystem. Ist man bereit seine Prozessabläufe grundlegend zu überdenken, dann wird man sicher mehr Zeit mit strategischen Überlegungen zubringen, ist man hingegen mit den Prozessen an sich bereits zufrieden und geht es nur um Verbesserung und Unterstützung bestehender Abläufe, so wird man den Fokus eher auf den operativen Teilen legen.
Tobias:
Prozessmanagement soll ja nicht zum Selbstzweck betrieben werden, sondern einen Mehrwert bieten. Im Rahmen vom operativen Prozessmanagement geht es unter anderem um die Operationalisierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Wie beobachten Sie hier den Schweizer Markt? Sind die Schweizer Unternehmen in diesem Bezug gut aufgestellt?
 
Dr. Peter Heinrich:
Um die Digitalisierung sollte es nie primär gehen, denn die eingesetzte Technik ist bestenfalls ein gutes Werkzeug. Salopp gesagt geht es beim Bäcker auch nicht primär um den Backofen, sondern ums Brotbacken. Vielfach scheint mir, die Vorstellung zu herrschen, dass nur weil man den neusten Backofen kauft, automatisch die besten Brote der Stadt entstehen. Dem ist aber nicht so. Neu heisst nicht zwingend besser und leider lässt sich ein technologischer Imperativ (Anschaffung von Technologie führt auf kausalem Weg zu einer Verbesserung) meist nicht nachweisen. Genau das wird einem aber branchenweit immer so verkauft. Technologie kann ein «Enabler» sein und zusammen mit guten Organisationsstrukturen, richtig qualifizierten Mitarbeitern und im Einklang mit den zu erledigenden Aufgaben einen erheblichen Vorteil bringen. Man spricht dann von einem funktionierenden soziotechnischen System – es ist eben mehr als nur Technik und mehr als die Summe seiner Teile. Um den Bogen zu schliessen: Ich habe oft das Gefühl, dass der Fokus zu stark auf die technische Komponente gelegt wird. Das allein reicht aber nicht für einen innovativen Ansatz. Hinzu kommt, dass die Wahl der Technologie oft durch einen uninformierten Hype getrieben wird oder man sich einfach blind auf die generischen Empfehlungen etablierter Namen in der Branche verlässt, ohne wirklich zu hinterfragen, ob die gewählte Technologie die passendste ist. Es muss nicht immer alles immer in die Cloud und es muss nicht immer Blockchain sein. Die Technik muss einfach zum Ziel führen und das mit der geringstmöglichen Komplexität. Das Thema Komplexität müssten wir mal in einem weiteren Interview erörtern, denn das halte ich für ganz wesentlich, um einen nachhaltigen Erfolg zu erzielen.
 

Tobias:
Viele Organisationen haben ihre Kernprozesse z.B. in zentralen ERP- und CRM-Lösungen umgesetzt. Ein Grossteil der Prozesse ausserhalb dieser Kernsysteme (bspw. Compliance- oder HR-Prozesse) sind aber oftmals nur geringfügig oder gar nicht digitalisiert. Was würden Sie diesen Unternehmen raten, wie sie mit dieser Art von Prozessen umgehen sollen?

Dr. Peter Heinrich:
Das kommt ganz darauf an und lässt sich nur schwer abstrakt beantworten. Oft gibt der Gesetzgeber klar vor, was z.B. in Bezug auf Compliance erbracht werden muss und das muss man dann halt umsetzen – ob nun stark prozessgeführt und automatisiert oder nicht. Ich persönlich finde Compliance-Themen schon deshalb schwierig, weil sie meist primär darauf abzielen im Schadfall die Schuld von sich zu weisen zu können, anstatt zu versuchen den Schadfall von vornherein gleich zu vermeiden. Compliance ist eben kein Garant für Kompetenz! Da braucht es noch mehr. Das sieht man zum Beispiel schön, wenn Firmen plötzlich beginnen aus Compliance-Gründen strikte Informationsklassifikation durchzusetzen, die Infrastruktur aber überall bröckelt und die Bits schon bei der Haustüre herauspurzeln. Das ist gut gemeint, aber nicht gut gemacht und schon gar nicht gekonnt. Auch hier gilt wieder: Erst mal überlegen, was man will / was man muss und im zweiten Schritt dann falls notwendig die passenden Massnahmen ergreifen. Idealerweise verbindet man «wollen» und «müssen». Dann entstehen die wirklich guten Dinge.

Tobias:
Wenn Sie abschliessend einen Tipp geben können, wie Unternehmen mit dem Thema Prozessmanagement und Prozessdigitalisierung umgehen sollen, was würden Sie raten?

Dr. Peter Heinrich:
Zu beiden Themen: Fokus auf relevante Probleme und klare Ziele! Zum Prozessmanagement hatte ich bereits einiges gesagt. Fokussieren wir uns daher nochmal kurz auf Digitalisierung: Mein «Tipp» wäre zuerst solide Grundlagen zu schaffen mit dem, was man bereits hat. Das Motto heisst aufräumen und in Ordnung bringen: Informationsbestände aufräumen, Redundanzen (im Sinne von Doppelerfassung) abbauen, Systeme vernetzen und für IT-Sicherheit (im Sinne von Safety und Security) sorgen. Das können auch knifflige Themen wie digitale Unterschriften, Aufbewahrungs- und Löschfristen oder die stets angemessene Verwaltung von Zugriffsrechten sein. Davor braucht man eigentlich über «Digitalisierung» gar nicht erst sprechen. Bestenfalls könnten hier lückenhafte Showcases entstehen. Und es muss auch wirklich nicht alles digitalisiert werden. Papier hat besondere Eigenschaften und Vorteile, die wir kaum mit Technologie abbilden können. «Papierlos» ist daher genauso kein generisches Ziel wie «Digitalisierung». Empfehlenswert ist bei all diesen Überlegungen generell die Unterstützung durch geeignete Wissensträger. Wirtschaftsinformatiker zum Beispiel sind dafür prädestiniert, da sie in ihrer Ausbildung lernen mit Hilfe von Technologie Lösungen zu relevanten Problemen zu finden. Damit steht das Verständnis des Problems und die Gestaltung einer adäquaten Lösung im Vordergrund und nicht die Technologie an und für sich. Und das Wichtigste zum Schluss: Mit jeder technischen Anschaffung geht man auch eine «Schuld» ein. Man hat das dann und muss es jahrelang warten, pflegen, integrieren und ggf. auch durch ein Folgesystem ablösen. Teil dieser Schuld sind auch schnell mal Abhängigkeiten zu einer Vielzahl von Herstellern parallel. Themen wie die digitale Souveränität sollten daher für alle Unternehmen ein wichtiger Punkt sein, werden aber nur allzu gerne unter den Tisch fallen gelassen.
Fazit: Ich kann allen nur raten endlich mit dem «Digitalisieren» aufzuhören und zu beginnen die IT-Infrastrukturen auf einen vernünftigen Stand zu bringen, Prozesse zu überdenken und gewinnbringend zu unterstützen. Das heisst dabei vor allem zielorientiert, wenig komplex und mit minimalen Abhängigkeiten die relevanten Probleme effizient und effektiv zu lösen.

Zu Gast in dieser Episode:

Dr. Peter Heinrich

Dr. Peter Heinrich

Leiter Fachstelle Prozessmanagement und Informationssicherheit an der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften

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