5 Schritte zur erfolgreichen Prozessautomatisierung

Automatisierung für eine bessere Wettbewerbsfähigkeit

Indem wiederkehrende und fehleranfällige Prozesse automatisiert ablaufen, lassen sich unternehmerische Optimierungspotenziale für eine bessere Wettbewerbsfähigkeit schnell realisieren. Auch im Bereich des Geschäftsprozessmanagements stellt die Prozessautomatisierung ein wichtiges Werkzeug zur Optimierung von betrieblichen Abläufen dar. In diesem Artikel werden Ihnen, basierend auf den Erfahrungen der Digitalisierungsprojekte mit der TIM BPM Suite, fünf Schritte aufgezeigt, die Sie zur intelligenten Automatisierung von Geschäftsprozessen gehen sollten.

01.

Anforderungsmanagement

Im ersten Schritt dreht sich alles um die Identifikation von Automatisierungspotenzialen in Ihren Prozessen. Da sich nicht jeder Prozess gleich gut für eine Automatisierung eignet, werden diese anhand der wichtigsten Kriterien ausgewählt und priorisiert. Relevante Parameter sind bspw. definierte Prozesseigenschaften wie Häufigkeit der Durchführung oder der Standardisierungsgrad. Viele Unternehmen profitieren hierbei von einer vorhandenen, gut verwertbaren Prozessdokumentation. Je detaillierter diese ausgestaltet ist, desto zielgerichteter können Schwächen innerhalb der Prozessabläufe bereits vor der Automatisierung behoben werden. Eine grobe Kosten-Nutzen-Analyse zwischen dem aktuellen IST-Prozess und dem automatisiertem SOLL-Prozess ist für eine spätere Evaluation relevant. Indem Sie die Einsparungspotenziale den Kosten des Automatisierungsprojekts gegenüberstellen, können Sie den angestrebten Return on Investment (ROI) ermitteln. Hierfür kann eine Prozesssimulation im Hinblick auf Zeiten und Kosten sehr hilfreich sein.

02.

Agile Projektumsetzung

In der zweiten Phase wird der fachlich optimierte Prozess in einen lauffähigen Workflow überführt. Parallel zur Erstellung des ausführbaren Prozesses kann mit dem Design der Benutzeroberfläche begonnen werden, um im späteren Verlauf eine zielgerichtete Informationslogistik zwischen den Prozessbeteiligten sicherzustellen. Auch hier ist ein früher Start empfehlenswert, um anhand eines lauffähigen Prototypen wechselseitige Verbesserungen zwischen Workflow und Benutzeroberfläche vornehmen zu können. Darüber hinaus erlaubt das frühe Erstellen des prozessbegleitenden Formulars auch erste Validierungen mit End-Usern, was sowohl die Prozessqualität, als auch dessen Akzeptanz üblicherweise stark steigert. Zudem kann ein Prozess nur selten in einem geschlossenen System End-to-End durchlaufen werden. Daher sollten Sie bereits jetzt externe Datenquellen bestehender IT-Systeme mit Hilfe von Konnektoren in Ihre Workflows integrieren. Im Vorschaumodus innerhalb der TIM BPM Suite können Sie Ihre Anbindungen immer direkt testen. No-Code und Low-Code Engines begleiten Sie durch diese Phase mit wenig bis gar keinem Programmieraufwand.

03.

Der Go Live

Vor dem Ausrollen des Prozesses gilt es meist noch letzte Vorbereitungen zu treffen: Haben Sie alle betroffenen Mitarbeitenden über die Einführung informiert? Verfügen Sie über alle fachlichen Freigaben? Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Voraussetzungen für ein erfolgreiches Change Management umgesetzt wurden. Entscheiden Sie ausserdem rechtzeitig, ob Sie den automatisierten Prozess direkt allen Betroffenen zur Verfügung stellen oder ob dieser in einer ersten Phase in einem kleineren Rahmen vorerst produktiv “erprobt” wird, um erste praktische Erkenntnisse zu erzielen. Ein reibungsloser Einstieg wird zudem durch eine profunde Schulung des Prozesses für alle Endanwenderinnen und Endanwender sichergestellt.

04.

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)

In der vierten Phase ist der neue Prozess bereits für die Mitarbeitenden verfügbar und wird Workflow-unterstützt ausgeführt. Um jetzt eine kontinuierliche Optimierung Ihrer Workflows sicherzustellen, bedarf es der Auswertung von Prozesskennzahlen (KPIs). Bei der Auswahl einer Automatisierungslösung sollte daher unbedingt auf entsprechende Möglichkeiten zum Monitoring geachtet werden. Nur so lassen sich die anfangs in der Kosten-Nutzen-Analyse definierten KPIs von Ihnen überwachen. Gerade in der Frühphase des neu automatisierten Prozesses sollte die Qualität der Prozessdurchführung beachtet werden. Durch diese Beobachtungen kann das Design des Prozesses verifiziert und im Bedarfsfall angepasst werden. Alle Monitoring-Erkenntnisse dienen als Basis für zukünftige Prozessverbesserungen und die Etablierung eines echten kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.

05.

Nachhaltige Kundenbetreuung

Auch nach der Projektumsetzung kann es immer wieder passieren, dass technische und fachliche Fragen auftauchen, der Bedarf nach Schulungen besteht oder Anpassungen vorgenommen werden sollen. Eine umfassende und nachhaltige Kundenbetreuung ist daher für uns selbstverständlich und wir unterstützen sie hierbei gerne bei Ihren Anliegen.

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Quelle: Leicht angepasst übernommen aus: https://tim-solutions.de/news/bpm-welt/prozessautomatisierung-in-fuenf-schritten